はがき宛名書きはCalcとWriterが最も簡単〜郵便番号から住所を自動入力〜(無料テンプレあり)

2022年9月26日

本当はLibre Office Baseで作りたかったのですが、どうも難しそうでCalcWriterで作成しました。結局それが一番シンプルだと判断しました。年賀状などのはがき宛名作成でポイントとなる課題は

・住所管理の際に郵便番号入力で自動的に住所を出したい

・その住所録データを元に差し込み印刷の設定をする

ということだと思います。確かにこれならわざわざBase挟む方が難しい気もする・・・

今日はLibre Office Calcで郵便番号から住所を自動で作成する方法について説明します。

宛名印刷のためにやること

やること自体はそんなに多くはありません。

住所録のための、データをゲットして加工(郵便番号自動入力の)をする

そして

差し込み印刷用の雛形を作る

の2つです。

この中で一番めんどくさいのは、差し込み印刷なのですが(少なくとも私にはかなり面倒でした)、今日は郵便番号から住所を自動入力するところまでを書きます。

いやいや、もうめんどくさいよ、と思っているそこのあなた。ご安心ください。住所の部分だけでも楽してください(笑)。以下のファイルをご活用ください。これを使えば住所管理はバッチリです。使い方は本記事の下方にありますので目次から飛んでみてください。

※ご利用の際にはリンクしていただけると幸いです。使い方は簡単なので本記事の下の方に書いています。

いやいや、自分で頑張るぜ!という方は読み進めてみてください。

ソフト既存機能の自動入力機能と何が違うのか?

今やエクセルや、Google スプレッドシートなどでも郵便番号を入力すると住所を選択できるようになっています。Calcにもその機能は利用できます。

しかしこの機能だけでは、郵便番号を打つ、もう一回郵便番号を打って住所入力をするという二度手間になります。欲しいのは郵便番号を入力したら自動的に別セルに住所を自動的に入力してくれるシステムです。

これなんですよね。では、具体的な方法を書いていきます。

全国の郵便番号と住所のデータをゲットする

まず、郵便局のHPで郵便番号の住所一覧をゲットします。県別もありますが、右下に全国版があるのでそれでOK。CSVデータです。全国版はデータが重いけど大丈夫です。これをダウンロードして郵便番号から住所が自動入力されるように加工していきます。

郵便番号データの加工

ダウンロードされた「KENALL」というファイルをLibreで開きます。

簡単にやることを書きますと、

1.関数を使って郵便館号をハイフンでつなぐ

2.バラバラセルになっている都道府県と市町村を関数で結合する

3.不要なデータを消す

4.関数で郵便番号から検索できるようにする

ざっとは以上です。

詳細は他の方のブログに良い記事がったので読んでみてください。↓

https://www.excel-no-mori-blog.jp/?p=5764#WEB

基本はこれでアレンジを加えたのが私のファイルになります。

使い方を説明します。

住所録(Calc)の使い方

ファイルを開くと2つのタブがあります。「住所一覧」タブにご自分の友人・知り合いの住所を入れます。「KEN ALL edit」タブは元のデータになりますので、編集はしないでください

あとは「住所一覧」タブに名前、ふりがなを入力し、郵便番号を入力すれば番地手前までの住所を自動で入力してくれます。

ふりがなは自動入力してくれないので、手入力してください

Excelだとふりがな機能あるのですが、Calcはなさそうなので・・・ここは手入力でお願いします。私個人的には名字だけでも順番が分かればいいので、名字だけ手入力ています。昇順に並び替えたい時はオートフィールターの下矢印のところでソートしてください。

セルが足りなくなったらコピペ

言わずとも現代人ならほぼわかると思いますが、行が足りない時はEFG列の関数を下にだ〜っとコピペしてください。ちなみにEF列はわざわざ郵便番号を左右に分けるためのセルですが、これがないと差し込み印刷で困りますので作りました。

Writerでの差し込み印刷

はがきに差し込み印刷ですが、これがなかなかめんどくさいです。が、少しでも楽にしてもらおうと軽いテンプレ記事を書きましたので是非ご参照ください。

参考外部HP→https://inouetetsurou.wordpress.com/2017/04/01/libreoffice、差し込み印刷ではがきの宛名をやってみた/

さいごに

最後になりましが、めちゃくちゃ住所データ数が多くて、他にもたくさん書類を作りたい場合はあまりお勧めできないかもしれません。Baseによる管理方法を今探っていますが、まだよく分かっていないので現段階はここまで。

少なくとも今フリーランスの私の範囲の中で、はがきを作成したいレベルでは、この方法で十分です。顧客管理とかもないので。家庭用でしようしていただく分にはこれで十分だと思います。こればかりはやりたいことによると思うので、色々模索してみると良いかもしれません。